Privatlivspolitik for Halsnæs Forsyning A/S

1. Hvem er vi?

Halsnæs Forsyning A/S (herefter ”vi/os/vores”) behandler som et led i bl.a. vores lovmæssige forpligtelser i henhold til reglerne om forsyningsvirksomhed oplysninger om dig som vores kunde, samarbejdspartner, kreditor, bobestyrer, advokat m.fl., når du besøger vores hjemmeside eller i henhold til vores kontraktlige forpligtelser overfor dig.

Med nærværende privatlivspolitik informeres du om disse behandlinger af personoplysninger, ligesom du informeres om dine rettigheder i den forbindelse.

Halsnæs Forsyning A/S er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vores kontaktoplysninger er:

Halsnæs Forsyning A/S
CVR-nr. 32 47 36 60
Havnevej 8
3300 Frederiksværk
E-mail:  forsyning@hnf.dk
Telefon: 4776 0700

2. Hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Nedenfor kan du finde en beskrivelse af hver enkelt behandlingsaktivitet, information om hvilke personoplysninger der behandles, formålet med behandlingen, behandlingsgrundlaget, videregivelse, behandlingens varighed og, hvor dette er relevant, oplysning om overførsel af personoplysninger til tredjelande.

2.1 Vores lovgivningsmæssige forpligtelser

Som et led i bl.a. vores lovmæssige forpligtelser i henhold til reglerne om forsyningsvirksomhed, herunder særligt Miljøbeskyttelsesloven, Vandforsyningsloven, Varmeforsyningsloven, Lov om betalingsregler for spildevandsforsyningsselskaber og Affaldsbekendtgørelsen, behandler vi oplysninger om dig. De oplysninger vi behandler om dig er navn, telefonnummer, e-mail, kundenummer, forbrugsstedsadresse, matrikel nr., om der er kælder, boligareal og hvor meget vej der er på matriklen, om der er er tale om et sommerhus, helårsbolig, etagehus eller rækkehus, kode til at logge på vores selvbetjeningsside, dato for flytning, forbrugsaflæsning samt oplysninger om driftsproblemer, fakturanummer til følgende formål:

• Oprettelse af dig som kunde i vores systemer. Vi modtager disse oplysninger fra dig selv eller fra tredjemand, f.eks. dit boligselskab el. ejendomsmægler, ligesom vi kan indhente oplysninger om dig fra Det Digitale Tinglysningssystem og BIQ Search.
• Sende dig et velkomstbrev til dig og orientere dig om din registrering hos Halsnæs Forsyning A/S.
• At give dig adgang til oplysninger om dit forbrug på vand og varme, se dine regninger, tilmelde dig til modtagelse af fakturaer via e-mail eller SMS og oprette automatiske betalinger via vores selvbetjeningsside ”Min Forsyning”. Det er også via selvbetjeningssiden du kan give dit samtykke til, at vi må behandle dit CPR-nummer.
• Kunne identificere og afhjælpe et driftsproblem, f.eks. kloakstop eller lignende, som du har anmeldt.
• Aflæsning af målere på din forbrugsadresse.
• Sende dig aconto regninger, forbrugsregnskab samt årsafregning.
• Afhentning af affald hos dig.
• Udarbejdelse af planer og projekter for dig.
• Vurdering af røranlæg.
• Planlægning og vedligeholdelse af røranlæg.
• Give dig adgang til oplysninger om driften og lignende servicemeddelelser, herunder f.eks. information om nedlukninger på vand og varme.  Du kan endvidere tilmelde dig RenoWebs meddelelser om affaldstømninger og bestille ekstra tømninger på renovation m.m.
• Inddrivelse af vores eventuelle tilgodehavender hos dig.

Personoplysninger behandles indledningsvist på baggrund af vores retlige forpligtelse til at varetage forsyningsvirksomhed, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, og efterfølgende med henblik på at opfylde en aftale mellem dig og Halsnæs Forsyning A/S, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

Vi behandler endvidere dit CPR-nummer til brug for inddrivelse af vores eventuelle tilgodehavende hos dig, idet det følger af lovgivningen, jf. i henhold til Gældsinddrivelseslovens § 2, stk. 9 og 10, at vi kan behandle dit CPR-nummer.

2.2 Vores kontraktmæssige forpligtelser

Som led i opfyldelsen af vores aftalemæssige forpligtelser med dig behandler vi oplysninger om dig i form af navn og kontaktoplysninger til følgende formål:

• Udarbejdelse af planer og projekter for vores eksterne samarbejdspartnere.
• Udlejning af flag til dig på vores genbrugsplads.
• Håndtering af indkomne fakturaer.
• Håndtering af udfordringer i driften, som ikke har støtte i reglerne om forsyningsvirksomhed.
• Håndtering af dine forespørgsler via vores kontaktformular på vores hjemmeside.
• Generel kundesupport.

Behandlingen af dine almindelige personoplysninger er nødvendige af hensyn til opfyldelse af en kontrakt med dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

2.3 Særlige behandlinger

2.3.1 Oplysninger om dødsboer, konkursboer og tvangsauktioner

I tilfælde af død, konkurs og tvangsauktion behandler vi oplysninger om dig med henblik på registrering heraf i vores systemer og gøre eventuelle krav gældende overfor dødsboet, konkursboet og i forbindelse med afholdelse af tvangsauktion.

Som led i vores kundeforhold med dig behandler vi oplysninger om dig i form af dit navn, adresse, ejendom, forbrugsadresse, kundenr., dødsdato, CPR-nummer samt information om konkurs.

Som bobestyrer af dødsboet, kurator i konkursboet eller som arving behandler vi dine kontaktoplysninger.

Retsgrundlaget for behandlingen af almindelige personoplysninger er vores retlige forpligtelse i henhold til reglerne om forsyningsvirksomhed, hvorefter vi har pligt til at varetage forsyningsvirksomhed, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c.

Vi benytter endvidere dit CPR-nummer til brug for indsamling og registrering af oplysning om dit dødsbo i vores systemer. Behandling af dit CPR-nummer sker på baggrund af dit samtykke i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2. Du er til enhver tid berettiget til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os på forsyning@hnf.dk.

2.3.2 Nummerpladegenkendelse

Vi benytter os af automatisk nummerpladegenkendelse, når du besøger vores genbrugsplads. I den forbindelse behandler vi personoplysninger om dig/ejeren af bilen, herunder navn, billede af nummerpladen, om bilen er registreret til erhverv eller privat samt tidspunkt for besøg på genbrugspladsen. Behandling af disse oplysninger sker med henblik på at kunne fakturere erhvervskunder for brugen af genbrugspladsen.

Behandlingen af almindelige personoplysninger er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt med dig, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b.

 

2.3.3 Statistiske formål

Halsnæs Forsyning indsamler oplysninger om, hvor mange biler, der er kørt ind på genbrugspladsen til statiske formål. Behandlingen sker på baggrund af en legitim interesse i at kunne kende behovet for bemanding og beholdning af affald på genbrugspladsen, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.

2.3.4 Udrulning af fjernvarme

Som et led i udrulning af fjernvarme indhenter vi din tilkendegivelse om, hvorvidt du ønsker at tilmelde fjernvarme. I den forbindelse behandler vi oplysninger om dig i form af navn, adresse, tlf. e-mail, kontaktperson og hvor fjernvarmeanlægget skal placeres. 

Personoplysninger behandles indledningsvist på baggrund af en retlige forpligtelse til at varetage forsyningsvirksomhed, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, og efterfølgende med henblik på at opfylde en kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

2.3.5 TV-overvågning

Af sikkerheds- og driftsmæssige formål samt kriminalpræventive hensyn har vi opsat TV-overvågning på vores genbrugspladser, og vi behandler i den forbindelse almindelige personoplysninger i form af billede og video uden lyd.

Retsgrundlaget for behandlingen af almindelige personoplysninger er vores legitime interesse i at varetage sikkerhed og driftsmæssige formål samt kriminalpræventive hensyn, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

2.3.6 CPR-nummer

Fælles dataansvar

Når vi behandler dit CPR-nummer i forbindelse med din tilmelding til vores ydelser, som vi tilbyder som forsyningsvirksomhed, er der fælles dataansvar mellem os og vores datterselskaber (se selskaberne her).

Vi har med vores datterselskaber indgået en aftale om fælles dataansvar, som fastlægger hhv. vores og vores datterselskabers ansvar for overholdelse af de forpligtelser, der pålægges en dataansvarlig i henhold til databeskyttelsesforordningen.  

Det er mellem os og vores datterselskaber aftalt, at vi er ansvarlige for at opfylde oplysningspligten. Vi skal derfor give dig følgende oplysninger:

Formål
Vores formål med brug af dit CPR-nummer er at sende afregninger og øvrige dokumenter til dig via E-Boks, at udbetale tilgodehavender via NemKonto samt til brug for ved opslag i CPR-registret at ajourføre din adresse i forbindelse med flytning.

Når du tilmelder dig vores ydelser, som vi tilbyder som forsyningsvirksomhed, sender vi en samtykkeerklæring til dig til brug for behandling af CPR-nummer. I den forbindelse indsamler vi således oplysninger om dig i form af dit CPR-nummer.

Retsgrundlag
Vi er sammen med vores datterselskaber ansvarlige for at sikre retsgrundlaget fsva. behandlingen af dit CPR-nummer.

Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.
 
Du er til enhver tid berettiget til at trække dit samtykke tilbage. Du kan trække dit samtykke tilbage ved at henvende dig til os via kontaktoplysningerne nævnt under punkt 1. At du trækker dit samtykke tilbage påvirker ikke den behandling af personoplysninger, der allerede har fundet sted forud for tilbagetrækningen af samtykket.

Påberåbelse af dine rettigheder
Hvis du i forbindelse med ovennævnte behandlingsaktivitet ønsker at påberåbe dig dine rettigheder jf. punkt 8, kan du gøre dette ved at kontakte os og vores datterselskaber via kontaktoplysningerne i punkt 1.
 

4. Videregivelse af personoplysninger

Til brug for inddrivelsen af eventuelle tilgodehavender hos dig videregiver vi dine oplysninger, herunder dit navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, e-mail, kundenummer, dato for fakturaudstedelse, restancebeløb, dato og beløb for rykkerskrivelser samt fakturanummer til eksterne inkassobureauer. Videregivelsen af dine personoplysninger sker i henhold til vores legitimer interesse i at benytte en tredjepart til inddrivelse af vores tilgodehavender, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Til brug for anmeldelse af eventuelle krav overfor forsikringsselskabet videregiver vi personoplysninger om dig til forsikringsselskabet. Der vil være tale om personoplysninger i form af navn, adresse, telefonnummer, e-mail samt police nr. Videregivelsen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

I tilfælde, hvor der skal udføres arbejde af en tredjepart, f.eks. en ekstern entreprenør eller håndværker, vil vi videregive oplysninger om dig i form af dine kontaktoplysninger med det formål, at du kan aftale nærmere med denne tredjepart. Videregivelsen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c, jf. reglerne om forsyningsvirksomhed.

I forbindelse med registrering af dit dødsbo videregiver vi endvidere oplysning om dig i form af navn, adresse, dødsdato samt oplysning om ejendommen til skifteretten til brug for udpegelse af en bobestyrer. Ved tvangsauktion sender vi dit samtykke til, at der kan udstedes auktionsskøde, til advokaten, hvorefter vi videregiver vi oplysninger om ejendommens beliggenhed, matrikel nr. samt navn på den nye ejer eller ordre. Disse videregivelser sker med hjemmel i vores lovmæssige pligt til at varetage forsyningsvirksomhed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

5. Opbevaring og sletning af personoplysninger

I dette afsnit kan du finde information om de opbevaringsperioder, der gør sig gældende for behandlingen af dine personoplysninger som nævnt ovenfor.

Opbevaringsperioderne er følgende:

• Stamdata (navn, adresse, telefonnummer, e-mail, forbrugsstedsadresse og kundenr.), materiale der indgår som en del af sagsbehandlingen i forbindelse med kunderegistrering og support samt materiale der indgår som en del af sagsbehandlingen i forbindelse med økonomi, salg og drift (aconto regninger, forbrugsregnskab og årsafregning, fjernaflæsning af målerdata afhentning af affald, udarbejdelse af planer og projekter, vurdering af røranlæg, planlægning og vedligeholdelse af røranlæg, kontrakter med samarbejdspartnere, inddrivelse af restancer, oplysninger om dødsboer, konkursboer og tvangsauktioner samt oplysninger om kreditorer og faktura til betaling) vil blive opbevaret i 5 år plus indeværende år efter, at kundeforholdet er afsluttet i overensstemmelse med bogføringslovens regler.
• Oplysninger der behandles i forbindelse med udlejning af flag, vil blive slettet ved udgangen af det år, hvor udlejningen sker og opbevares derfor maximalt i 1 år.
• Loginoplysninger til ”Min Forsyning” og driftsmeddelelser vil blive opbevaret indtil ophør af kunderelationen.
• Behandling af oplysninger i forbindelse med udrulning af fjernvarme vil blive opbevaret indtil det tidspunkt, hvor vi har vurderet, hvorvidt der er grundlag for etablering af fjernvarme i dit område. Hvis vi vurderer, at vi ikke kan tilbyde dig fjernvarme, sletter vi de personoplysninger, der er indsamlet om dig i forbindelse med dette med det samme. Hvis vi derimod vurderer, at vi kan tilbyde dig fjernvarme, opbevarer vi dine personoplysninger i overensstemmelse med opbevaringsperioden for stamdata, jf. ovenfor.
• Billede af nummerplade i forbindelse med automatisk nummerpladegenkendelse samt øvrige oplysninger indsamlet i den sammenhæng slettes 24 timer efter, at det er registreret, at der er tale om en privat bil uden erhvervsmæssig tilknytning. Anvendes bilen til erhvervsmæssig brug, slettes oplysningerne, når kravet er indfriet, eller fordringen er forældet efter forældelseslovens regler.
• Regnskabsmateriale, herunder faktura og anden dokumentation, vil blive opbevaret i 5 år plus indeværende år i overensstemmelse med bogføringslovens regler.
• Optagelser fra TV-overvågning vil som udgangspunkt blive opbevaret i maksimalt 30 dage i overensstemmelse med TV-overvågningslovens regler.
• Vi opbevarer dit samtykke til behandling af CPR-nummer og de hertil begrænsede oplysninger indtil kunderelationen ophører, eller samtykket tilbagekaldes.

6. Overladelse og overførsel af dine personoplysninger

I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, overlader vi disse til behandling hos en række af vores databehandlere, herunder udbydere af IT-systemer og hosting-løsninger.

I forbindelse med vores brug af Microsoft Office, kan der i henhold til Microsofts helt sædvanlige vilkår og i meget begrænset omfang ske overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS i de tilfælde, hvor vi måtte have behov for at få support fra Microsoft. Overførslen sker i overensstemmelse med Microsofts standardvilkår.

7. Retten til at trække samtykke tilbage

For de behandlinger af personoplysninger, der hviler på dit samtykke, skal du være opmærksom på, at du til enhver tid har ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

8. Hvilke rettigheder har du?

I henhold til databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret), artikel 15
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger om behandlingen.

Ret til berigtigelse, artikel 16
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet, ligesom du har ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige oplysninger.

Ret til sletning, artikel 17
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling, artikel 18
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet), artikel 20
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Ret til indsigelse, artikel 21
Du har i de tilfælde, hvor behandlingen af personoplysninger er baseret på vores legitime interesser, ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Klage til Datatilsynet
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk eller Datatilsynet, Carls Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail dt@datatilsynet.dk og telefon +45 33 19 32 00.